Cómo crear un informe en Excel

Este artículo explica cómo crear un informe en Microsoft Excel utilizando habilidades clave como crear gráficos y tablas básicos, crear tablas dinámicas e imprimir el informe. La información de este artículo se aplica a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 y Excel para Mac.

Creación de gráficos y tablas básicos para un informe de Excel

La creación de informes generalmente significa recopilar información y presentarla en una sola hoja que sirve como hoja de informe para toda la información. Estas hojas de informe deben tener un formato que también sea fácil de imprimir.

Una de las herramientas más comunes que la gente usa en Excel para crear informes son las herramientas de gráficos y tablas. Para crear un gráfico en una hoja de informe de Excel:

1. Seleccione Insertar en el menú, y en el grupo de gráficos, seleccione el tipo de gráfico que desea agregar a la hoja de informe.

   
   

2. En el menú Diseño de gráfico, en el grupo Datos, seleccione Seleccionar datos.

   
   

3. Seleccione la hoja con los datos y seleccione todas las celdas que contengan los datos que desea graficar (incluir encabezados).

   
   

4. El gráfico se actualizará en su hoja de informe con los datos. Los encabezados se utilizarán para completar las etiquetas en los dos ejes.

   
   

5. Repita los pasos anteriores para crear nuevos cuadros y gráficos que representen adecuadamente los datos que desea mostrar en su informe. Cuando necesite crear un nuevo informe, simplemente pegue los nuevos datos en las hojas de datos y los cuadros y gráficos se actualizarán automáticamente.

   Hay diferentes formas de diseñar un informe usando Excel. Puede incluir gráficos y tablas en la misma página que los datos tabulares (numéricos), o puede crear varias hojas para que los informes visuales estén en una hoja, los datos tabulares en otra, y así sucesivamente.

Uso de tablas dinámicas para generar un informe a partir de una hoja de cálculo de Excel

Las tablas dinámicas son otra herramienta poderosa para crear informes en Excel. Las tablas dinámicas ayudan a profundizar más en los datos.

1. Seleccione la hoja con los datos que desea analizar. Seleccione Insertar > Tabla dinámica.

   
   

2. En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, en el campo Tabla/Rango, seleccione el rango de datos que desea analizar. En el campo Ubicación, seleccione la primera celda de la hoja de trabajo donde desea que vaya el análisis. Seleccione DE ACUERDO para terminar.

   
   

3. Esto iniciará el proceso de creación de la tabla dinámica en la hoja nueva. En el área Campos de la tabla dinámica, el primer campo que seleccione será el campo de referencia.

   En este ejemplo, esta tabla dinámica mostrará información sobre el tráfico del sitio web por mes. Entonces, primero, seleccionaría Mes.

4. A continuación, arrastre los campos de datos para los que desea mostrar datos al área de valores del panel de campos de la tabla dinámica. Verá los datos importados de la hoja de origen en su tabla dinámica.

   
   

5. La tabla dinámica recopila todos los datos de varios elementos agregándolos (de forma predeterminada). En este ejemplo, puede ver qué meses tuvieron la mayor cantidad de páginas vistas. Si desea un análisis diferente, simplemente seleccione el flecha desplegable junto al elemento en el panel Valores y luego seleccione Configuración de campo de valor.

   
   

6. En el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor, cambie el tipo de cálculo al que prefiera.

   
   

7. Esto actualizará los datos en la tabla dinámica en consecuencia. Con este enfoque, puede realizar cualquier análisis que desee en los datos de origen y crear gráficos dinámicos que muestren la información en su informe de la manera que necesita.

   
   

Cómo imprimir su informe de Excel

Puede generar un informe impreso a partir de todas las hojas que creó, pero primero debe agregar encabezados de página.

1. Seleccione Insertar > Texto > Encabezado y pie de página.

   
   

2. Escriba el título de la página del informe, luego formatéelo para usar un texto más grande de lo normal. Repita este proceso para cada hoja de informe que planee imprimir.

   
   

3. A continuación, oculte las hojas que no desea incluir en el informe. Para hacer esto, haga clic derecho en la pestaña de la hoja y seleccione Esconder.

   
   

4. Para imprimir su informe, seleccione Archivo > Imprimir. Cambiar la orientación a Paisajey escalando a Ajustar todas las columnas en una página.

   
   

5. Seleccione Imprimir todo el libro de trabajo. Ahora, cuando imprima su informe, solo las hojas de informe que creó se imprimirán como páginas individuales.

   Puede imprimir su informe en papel o imprimirlo en formato PDF y enviarlo como un archivo adjunto de correo electrónico.