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Las 3 formas principales de usar iCloud para documentos

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Siempre escuchamos hablar de «la nube» cuando se trata de almacenamiento de datos, pero el concepto puede ser difícil de desentrañar para todos, excepto para los más expertos en tecnología entre nosotros. En pocas palabras, «la nube» se refiere al almacenamiento en línea de cualquier tipo: bases de datos y sitios web que alojan e implementan datos para los usuarios bajo demanda. Es lo que permite compartir documentos entre sus dispositivos, transmitir gigabytes de música y liberar espacio para fotos en su teléfono.

Entre los primeros servicios en la nube que surgieron en el mercado, iCloud fue probablemente el más exitoso en incorporar el concepto e incluso hoy en día sigue siendo uno de los principales proveedores de almacenamiento en la nube en la web, con el servicio integrado en todos y cada uno de los iPhone. Sin embargo, usar iCloud para el trabajo puede ser una perspectiva desalentadora si no está completamente familiarizado con él.

De hecho, uno de nuestros oyentes aquí en el Show de Kim Komando llamó con una solicitud sobre este mismo concepto. Quería aprender más sobre el uso de la nube para almacenar y compartir documentos, lo que la ayudaría a optimizar su flujo de trabajo digital. En respuesta, decidimos detallar las tres formas principales de manejar documentos en la nube para sus dispositivos Apple.

¿Por qué usar la nube?

En el episodio del 13 de julio de 2019 de The Kim Komando Show, «AJ» de Jefferson City, Missouri, llamó para pedirle consejo a Kim sobre cómo crear algo en línea como una carpeta física. Esto es lo que dijo sobre su propia línea de trabajo, así como sobre cómo espera optimizar su flujo de trabajo utilizando sus dispositivos Apple y la nube:

“Trabajo en el cuidado de la salud, a veces en diferentes sitios. No tengo un escritorio, mi propio cajón o mi propia computadora donde pueda guardar archivos o marcar sitios. A veces me gustaría sacar una lista de verificación para asegurarme de cubrir cosas específicas u ofrecer una ayuda. Necesito algo que sea el equivalente a una carpeta, pero portátil. No deseo enviar un correo electrónico a un paciente con mi correo electrónico personal. ¿Cómo haría un archivo de archivos PDF organizados por tema que sea rápido de encontrar? Podría enviarlo por correo electrónico a mi correo electrónico de trabajo, luego imprimirlo. No tengo mi correo electrónico del trabajo en mi teléfono. Si pudieras ayudarme, podría darte un escenario específico para aclarar.”

Esta es una excelente pregunta por varias razones. Es una buena intuición considerar el uso de la nube para el almacenamiento de documentos, ya que permite que cualquier dispositivo que posea acceda al contenido desde cualquier lugar. Sin embargo, poner sus documentos en la nube es un proceso un poco más particular. Para abordar las preguntas de AJ, estas son nuestras 3 recomendaciones principales para integrar la nube en su flujo de trabajo de documentos.

1. Guarde, clasifique y comparta sus archivos PDF con iBooks

Para empezar, iCloud no es una aplicación específica que abres para usar la nube. Más bien, es un servicio que impulsa varias aplicaciones existentes en su teléfono, iPad, computadora y la web. Es lo que permite que tus contactos aparezcan misteriosamente en tu iPad tan pronto como inicias sesión, o por qué tus contraseñas de Safari se transfieren independientemente del dispositivo que estés usando. Como puede ver, iCloud es el tejido conectivo para la mayoría de los servicios de Apple, y todos dependen de si inició sesión o no con su ID de Apple. Si sabe eso más su contraseña, entonces está listo para comenzar.

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Para responder a la pregunta de AJ, la mejor manera de almacenar, intercambiar y compartir documentos como archivos PDF desde la nube es usar la aplicación Apple Books que viene con su teléfono. Sí, por sorprendente que parezca, su teléfono en realidad usa la aplicación Libros de manera predeterminada cada vez que abre un PDF, y por una buena razón. Esta aplicación le permite organizar sus documentos, archivos PDF y libros digitales en categorías únicas o «colecciones», como se les llama. Incluso puede agrupar todos sus archivos PDF para facilitar el acceso, y también puede ordenarlos por nombre o fecha.

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Lo mejor de todo es que si desea compartir un documento, todo lo que necesita hacer es tocar el 3 puntos debajo del PDF y se le mostrará un menú donde puede enviarlo por correo como archivo adjunto. Todo está integrado y no requiere descargas adicionales. Buen trabajo, Manzana.

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2. Mantenga su oficina en la nube con el paquete de programas iWork en iCloud.com

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Además de almacenar documentos en Apple Books, ¿qué sucede si realmente desea crear documentos en su teléfono o computadora portátil y compartirlos usando la nube? Bueno, iCloud todavía lo tiene cubierto gracias al alojamiento de sus servicios en iCloud.com. Puede acceder a este sitio web desde cualquier computadora, Mac o PC, y una vez que llegue, tendrá acceso a un conjunto completo de programas de preparación de documentos que funcionan como Microsoft Office. Pages te permitirá escribir y editar documentos, Keynote te permitirá crear presentaciones de diapositivas y Numbers te permitirá crear hojas de cálculo.

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Y al igual que con Apple Books, puede compartir documentos rápidamente desde el menú de cada uno de estos programas haciendo clic en el icono de tres puntos que aparece cuando pasa el cursor sobre un documento y hace clic en enviar una copia. Además, puede descargar fácilmente las versiones móviles de estos programas desde la App Store de iOS para acceder fácilmente a sus documentos mientras viaja.

3. Mueva sus archivos entre sistemas y dispositivos con la aplicación Archivos e iCloud Drive

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Para continuar desde el último segmento, iWork no es la única área de iCloud.com que tiene almacenamiento de archivos completo. De hecho, hay una carpeta completa que puede usar para guardar archivos, cualquier tipo de archivo, entre sus dispositivos llamada iCloud Drive. Puede acceder desde la pantalla de inicio de iCloud.com haciendo clic en el icono blanco con la nube azul.

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La unidad iCloud funciona como su propio archivador de dispositivos cruzados, y todo lo que cargue a través de iCloud.com se puede ver y acceder fácilmente en la aplicación iCloud Drive de su teléfono o tableta llamada «archivosEsta aplicación se parece al ícono de iCloud Drive en iCloud.com, pero hay una carpeta de archivos azul en lugar de una nube. Y al igual que con iBooks e iWork, es fácil compartir documentos directamente desde la propia aplicación tocando su documento y tocando el icono cuadrado con una flecha en la parte inferior izquierda de la pantalla.

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