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Kim te enseña a controlar los correos electrónicos

Email Feature

No quiero ser un esclavo de mis correos electrónicos, pero al mismo tiempo, no quiero perder un gran zumbido de vacaciones porque mi bandeja de entrada tiene 5,000 mensajes esperándome cuando regrese al trabajo. Entonces, pido disculpas a mi familia y amigos cuando me tomo un tiempo aquí y allá durante mis horas libres para monitorear mi bandeja de entrada.

Como empresario y alguien a la vista del público, recibo miles de correos electrónicos al día. ¿Cómo, podría preguntarse, puedo dirigir mi empresa sin ser aplastado por el peso de todos esos correos electrónicos?

A lo largo de los años, he aprendido que es necesario darle una buena «limpieza» a su antigua casilla de correo electrónico con programas como CleanEmail. Toque o haga clic aquí para aprender cómo funciona CleanEmail. También he desarrollado y perfeccionado 5 trucos importantes que me han servido mucho para controlar mi bandeja de entrada siempre necesitada. Felizmente los comparto con ustedes ahora.

1. Solo un minuto

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Cuando te enfrentas a un tsunami de correos electrónicos, es muy fácil posponer las cosas, especialmente, por alguna razón, en esos correos electrónicos rápidos que ni siquiera toman mucho tiempo para responder. Es por eso que instituí una regla de un minuto.

Esto es lo que hago: si abro un correo electrónico que requiere una o dos oraciones cortas, o incluso solo una palabra, lo respondo en ese momento. ¿Por qué posponer algo que se puede solucionar fácilmente en un minuto o menos? Responda el correo electrónico y ahora hay una tarea menos que hacer y un mensaje menos para tratar más adelante.

2. Cuando realmente tienes que trabajar

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Podría pasar un día entero lidiando con correos electrónicos, pero hay una buena razón por la que no lo hago. Entre entrevistas de radio, éxitos de televisión, columnas de USA Today, reuniones, llamadas y otros compromisos, simplemente no tengo todo ese tiempo.

Sin embargo, tengo que admitir que el timbre constante de notificación por correo electrónico puede actuar como el canto de una sirena. Si no tengo cuidado, vuelvo a mirar mis correos electrónicos.

Así es como lo resolví: cuando es hora de abrocharse el cinturón, cierro la pestaña del navegador en mi correo electrónico y apago las notificaciones de correo electrónico de mi teléfono. Ahora puedo hacer mi trabajo. Y si alguien realmente necesita comunicarse conmigo, puede llamar.

Relacionado: Reduzca la cantidad de spam en su bandeja de entrada.

3. Configúralo y olvídalo

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Tanto Microsoft Office como Gmail tienen reglas que le permiten organizar su correo electrónico. Con Gmail, puede crear etiquetas que funcionan como carpetas y pueden cubrir la mayor parte de los correos electrónicos que recibe, como comunicados de prensa, facturas, comunicaciones de socios comerciales clave, mensajes de jefes de departamento, lo que necesite.

Para crear una etiqueta en Gmail:

  1. Haga clic en el engranaje icono y haga clic en Ajustes.
  2. Ve a la Etiquetas pestaña.
  3. En la parte inferior, haga clic en Crear nueva etiqueta.
  4. Nombre la etiqueta.
  5. Hacer clic Crear.

Las etiquetas aparecerán en el panel de lectura de la izquierda de su bandeja de entrada. Ahora puede mover manualmente los correos electrónicos al lugar correcto. Así es cómo:

  1. Abriendo el Mensaje.
  2. Al hacer clic en el Etiqueta icono encima del mensaje (parece una etiqueta).
  3. Marque cada Etiqueta que quiera agregar, o escriba una nueva Etiqueta.

Pero, ¿por qué hacer eso cuando puede hacer que el proceso sea automático? Es sencillo:

  1. Haga clic en el símbolo de intercalación en el Buscar casilla de correo electrónico y aparecerá un formulario desplegable.
  2. Introduzca el Criterios para su etiqueta/carpetas.
  3. Hacer clic Crear filtro con esta búsqueda.
  4. Aplicar la etiqueta haciendo clic en el Elegir etiqueta desplegable.
  5. Hacer clic Crear filtro ahorrar.

Si usa Microsoft Outlook, lo más fácil es crear carpetas. Luego, a medida que recibe correos electrónicos, puede arrastrarlos manualmente a la carpeta adecuada, incluso destacando los mensajes que no desea perder de vista dentro de una categoría en particular.

Una bandeja de entrada bien organizada me ha salvado de muchos dolores de cabeza y me ayuda a localizar rápidamente los correos electrónicos importantes. No más desplazarme por miles de mensajes para encontrar el que necesito, o perder algo importante en mi bandeja de entrada.

4. ¿Recuerdas hablar?

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Ahora, aquí hay uno que me tomo muy en serio. Si recibo un correo electrónico de más de tres oraciones, levanto el teléfono y simplemente llamo al remitente. Si está enviando un correo electrónico largo, por lo general merece una conversación real.

Y aunque admiro que te esfuerces tanto en poner tus pensamientos y sugerencias por escrito, un correo electrónico largo no es el camino a seguir. Hablemos y analicemos los problemas en la vida real en lugar de ir y venir por correo electrónico.

Además, es fácil perder el matiz de lo que está tratando de decir o leer correctamente su tono por correo electrónico. Una llamada rápida puede aclarar cualquier mala interpretación y ayudarlo a transmitir su punto de vista rápidamente y de la manera que pretendía.

Relacionado: 5 trucos de correo electrónico esenciales que desearás saber antes.

5. Mantente sincronizado

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¿Por qué la sincronización es tan vital? Imagina que alguien te envía un correo electrónico crítico sobre un acuerdo importante en el que has estado trabajando. Lamentablemente, no ha sincronizado sus dispositivos para recibir todos sus mensajes. El correo electrónico importante termina en su PC pero no en su teléfono inteligente. Para cuando vea el mensaje, es posible que sea demasiado tarde y que todo se esfume. No quieres que eso suceda.

Para configurar la sincronización en todos sus dispositivos, vaya a su sitio de Gmail en su escritorio y haga clic en:

  1. Él Engranaje icono
  2. Ajustes
  3. Reenvío y POP/IMAP
  4. Habilitar Pop para todo el correo, Habilitar IMAP
  5. Guardar cambios.

En ese mismo menú encontrarás un enlace para configurar la recuperación de correo a través de otras plataformas. Esto es importante cuando intenta acceder a su cuenta a través de un tercero como Thunderbird, o a través de la aplicación de correo nativa en un iPhone. Es mucho más fácil de configurar usando la aplicación oficial de Gmail que viene precargada en teléfonos Android, que también está disponible para iOS en la tienda de aplicaciones de Apple.

Si usa Microsoft Outlook en el trabajo, en realidad solo hay una forma segura de sincronizar sus dispositivos. Si el buzón que desea sincronizar está en el servidor de Exchange de su empresa, es mejor llevar los dispositivos a su departamento de TI. Pueden proporcionarle el nombre de dominio y otra información que necesita para configurar el buzón en otros dispositivos.

Como puede ver, algunos de estos consejos solo requieren romper viejos hábitos, volver a las comunicaciones de la vieja escuela y saber realmente lo que puede hacer su sistema de correo electrónico.

Incluso si solo sigue algunos de estos consejos y trucos, le prometo que marcará una gran diferencia en la productividad de su trabajo.

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