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5 trucos para sacar el máximo partido a Microsoft Word y Excel

Microsoft Word and Excel

Ya sea que trabaje en oficinas corporativas o dirija su propia pequeña empresa, probablemente pase algunos de sus días utilizando los pilares de Microsoft Office Suite.

Querrá sacar el máximo provecho de estas aplicaciones que pueda. Y como algunas funciones no son especialmente obvias, es posible que se las esté perdiendo.

Por eso te vamos a contar algunos trucos de expertos que te ayudarán a sacarle el máximo partido a Word y Excel. Siga leyendo para conocer estos consejos y comience a disfrutar de una mejor experiencia hoy.

1. Obtenga un total sin fórmula

excel spreadsheet

Si alguna vez usó Excel, sabe que puede ingresar fórmulas en las celdas y el programa las ejecutará por usted. Las fórmulas de Excel pueden ayudarlo a encontrar cosas como la suma total de un conjunto de números, o su promedio o mediana.

Por lo general, debe conocer y escribir las fórmulas de las funciones para que Excel las ejecute. Pero Excel tiene un atajo secreto cuando se trata de totales: puede encontrar el total de una fila o columna en su tabla de Excel sin tener que ingresar personalmente una fórmula.

Simplemente haga clic en una celda debajo o al lado de los números de los que desea obtener la suma en su hoja de Excel. Entonces presione Ctrl+Mayús+T (o Cmd+Mayús+T si usas una Mac).

La fórmula se generará automáticamente, dándole la oportunidad de seleccionar o deseleccionar ciertas celdas de la suma haciendo clic y arrastrando el área que desea sumar, o simplemente presione Intro para que se ejecute la fórmula. Y listo, ya tendrás tu total!

Este es definitivamente un consejo que realmente puede acelerar la creación de cosas como hojas de gastos y presupuestos, o cualquier otra cosa con muchas adiciones. Úselo con frecuencia para disfrutar de una mayor eficiencia mientras crea sus hojas de cálculo.

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2. Colabora en un documento en Word

Siempre puede enviar un documento de Word por correo electrónico si está trabajando en un proyecto con alguien. Pero Word tiene un método de colaboración más simple: compartir el documento, por lo que puede haber una versión a la que todos puedan acceder al mismo tiempo.

Puede compartir un documento guardándolo en OneDriveel servicio en la nube de Microsoft, y haciendo clic en “Cuota,” enviando el documento a compañeros o amigos a los que quieras que tengan acceso a él.

Desde allí, usted y sus colegas pueden trabajar juntos en el documento en tiempo real, dejando comentarios y editando todo lo que necesiten. También puede escribir secciones completas de forma independiente al mismo tiempo.

Un documento de Word compartido se puede editar en Palabra en línea — que es a lo que se vinculará si un colega le envía un documento compartido. O bien, puede editarlo en su aplicación de Word si prefiere tener la funcionalidad completa de Word.

Podrá ver quién más está accediendo al documento al mismo tiempo que usted y podrá colaborar mucho mejor porque nadie se quedará fuera de una cadena de correo electrónico ni se perderá una actualización.

3. Pasa de filas a columnas o de columnas a filas en Excel

¿Alguna vez hizo una tabla en Excel, solo para decidir que el diseño sería mejor en la dirección opuesta? O tal vez al ingresar datos, comete un error y coloca las cosas que deberían estar en filas en columnas.

Afortunadamente, hay una manera rápida de cambiar la orientación de sus datos sin tener que escribirlos todos nuevamente. Simplemente seleccione el área que desea cambiar y cópiela.

Entonces, en el Casa pestaña en Excel, haga clic en el flecha debajo o al lado del Pegar icono (el portapapeles). Deslice hacia abajo hasta “Transponer” en esa lista, y tendrá los datos que ha ingresado cambiados de fila a columna o de columna a fila.

La transposición ocurrirá en cualquier celda que haya resaltado cuando haga clic en «Transponer», así que téngalo en cuenta después de copiar sus datos. Puede ser complicado pegar sobre los datos que ha copiado con este truco, así que planee pegar en otro lugar y cambiar los datos haciendo clic y arrastrando las celdas seleccionadas donde quiera que estén más adelante.

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4. Haz que las cosas se vean bien en Word usando temas

word

Para hacer informes o escribir artículos con impacto, tienen que estar bien escritos. Pero también puede ayudar que se vean bien. Afortunadamente, puedes hacer que cualquier documento se vea bien rápidamente en Microsoft Word, y tampoco necesitas saber nada sobre diseño gráfico o fuentes para que funcione.

Bajo la Diseño pestaña para versiones de Word posteriores a 2016, y en la Casa pestaña para los anteriores, haga clic en «Temas” en el grupo Formato de documento.

Se le mostrará un menú de opciones prefabricadas que determinarán el esquema de color, la fuente y los estilos de encabezado de su documento, y puede seleccionar el que considere mejor para sus necesidades. Para un boletín comunitario, puede hacer que las cosas sean divertidas y brillantes. Para un informe corporativo, puede hacer que las cosas sean elegantes y fáciles de leer.

Los temas son personalizables si desea crear los suyos propios. Simplemente haga clic en «Costumbre» bajo la Temática menú, y puede establecer sus propios colores y diseños en función de sus propias preferencias.

Pero los temas precargados, con sus útiles imágenes de vista previa, le brindarán algunas opciones magníficas que tomarán cualquier documento monótono y lo harán más profesional o divertido.

5. Congelar encabezados de columnas y filas en Excel

excel header

A veces, una tabla o lista en Excel se vuelve increíblemente larga y no puede ver los encabezados en la parte superior que explican qué significan los datos que está viendo o a qué se aplican. Evite ese problema congelando paneles en su vista de Excel, para que pueda desplazarse y mantener siempre los encabezados en su vista.

Para congelar paneles, vaya a la Vista pestaña en versiones posteriores de Excel, o la Disposición pestaña en las anteriores. Clickea en el «Congelar paneles” menú desplegable, que tiene un ícono de una hoja de cálculo con algunos cuadros tachados en las filas superior e izquierda, y generalmente una celda azul en él.

Para congelar la fila superior y capturar encabezados allí, haga clic en «Congelar fila superior» opción. Tenga en cuenta que la fila superior que se congelará será la que se encuentra en su vista actual de la hoja de cálculo, así que asegúrese de haberse desplazado hasta la parte superior de la tabla antes de seleccionar esta opción.

Para congelar la columna más a la izquierda, haga clic en «Congelar primera columna» opción. Una vez más, es la primera columna en su vista actual la que se congelará, así que asegúrese de estar completamente a la izquierda donde desea estar.

Para congelar tanto la fila superior como la primera columna en su hoja de cálculo, haga clic en la celda superior izquierda de su hoja de cálculo que contiene datos; una celda donde comienzan los datos. Si tiene encabezados en la fila 1 y encabezados en la columna A, es probable que esta celda esté B2.

Haga clic en el «Congelar paneles” del menú “Congelar paneles”, y la fila y la columna inmediatamente arriba y a la izquierda de su punto seleccionado se congelarán, permitiéndole desplazarse a través de sus datos tanto como necesite sin perder encabezados.

Los paneles congelados permanecerán congelados cuando guarde y salga de una hoja de cálculo, lo que puede ser muy útil para mantener una hoja de cálculo fácil de recorrer, especialmente cuando la vuelve a ingresar para agregar más datos.

Para descongelar paneles si alguna vez lo necesita, simplemente haga clic en el botón «Descongelaropción ” debajo de “Congelar paneles”, que suele ser su única opción una vez que tiene paneles congelados. Puede congelar nuevamente en una nueva vista más tarde, o dejar la hoja de cálculo como está si así lo prefiere.

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