- Microsoft 365 ofrece una serie de herramientas de colaboración remota, que incluyen SharePoint, OneDrive y más.
- Una suscripción a Microsoft 365 le permite colaborar de forma remota con casi cualquier persona que tenga una computadora.
- Microsoft también tiene una aplicación de comunicación llamada Teams que te permite chatear y compartir archivos al instante.
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Microsoft ofrece una gran cantidad de herramientas de colaboración para compartir archivos e información con compañeros de trabajo y clientes. Hay tantas herramientas, de hecho, que puede ser difícil elegir cuáles usar.
Para ayudar a los usuarios a saber qué aplicación usar en qué momento, reunimos las herramientas de colaboración remota más populares de Microsoft y brindamos una guía para realizar su trabajo.
Cómo usar las herramientas de colaboración remota de Microsoft 365
Colaborando con OneDrive
OneDrive es el sistema de almacenamiento en la nube de Microsoft, y todas las cuentas de Microsoft 365 vienen con una generosa cantidad de almacenamiento (1 TB completo por usuario). Esto hace que crear y almacenar todos sus archivos en OneDrive sea pan comido.
No solo no necesita preocuparse por llenar el disco duro de su computadora (o que los datos se corrompan), sino que mantener sus datos en la nube de OneDrive facilita compartirlos con otros.
Para compartir un archivo con una o más personas, haga lo siguiente:
1. Mientras trabaja en un archivo desde una aplicación de Office como Word, Excel o PowerPoint, haga clic en «Compartir» en la parte superior derecha de la ventana; debe estar alineado con el menú de pestañas.
2. Ingrese la dirección de correo electrónico de las personas con las que desea compartir y escriba un mensaje opcional.
3. Haz clic en «Enviar».
Eso es todo lo que necesita hacer para compartir el acceso al archivo con otra persona, pero también tiene más opciones:
- De forma predeterminada, el destinatario puede editar el documento que está compartiendo. Si prefiere que solo lo lean, o si desea que solo sea accesible temporalmente, haga clic en «Cualquier persona con el enlace puede editar» y haga su elección.
- También puede especificar cómo se compartirá el archivo: puede hacer clic en «Copiar enlace» o «Outlook» para obtener un enlace al archivo y enviarlo usted mismo.
- Si prefiere enviar una copia del archivo (en formato Word o PDF) en lugar de enviar un enlace al archivo, use el botón «Enviar una copia» en el botón de la ventana emergente.
Coautoría de un documento en Microsoft Office
Una de las herramientas de colaboración más poderosas a su disposición en Microsoft 365 es la capacidad de editar un documento simultáneamente con dos o más personas. De esta manera, dos o más personas pueden trabajar en el mismo archivo a la vez, las notas y los comentarios se pueden compartir en tiempo real y no es necesario esperar a que una persona termine una edición para que otra persona pueda comenzar.
1. Asegúrese de que su archivo (Word, Excel o PowerPoint) esté guardado en OneDrive, no solo en su disco duro local.
2. Comparta el archivo de la misma manera que lo haría si quisiera enviar a alguien un enlace al archivo: haga clic en «Compartir» en la esquina superior derecha de la ventana de Word, Excel o PowerPoint.
3. Agregue los nombres de las personas con las que desea colaborar y luego haga clic en «Enviar».
4. Cuando los colaboradores abren el archivo, todos deben tener la capacidad de editar y realizar cambios en el documento al mismo tiempo. Debería ver iconos para cada colaborador en la parte superior derecha de la ventana del documento, y puede ver un cursor con sus iniciales en el documento que indica dónde están trabajando. Los cambios aparecerán en tiempo real.
5. Los colaboradores pueden agregar comentarios dentro del documento para discutir problemas de edición.
Colaborando con SharePoint
SharePoint es una de las plataformas de colaboración más antiguas de Microsoft, utilizada en empresas y otras grandes empresas. Es una intranet, un recurso en línea donde los equipos pueden almacenar archivos de forma colectiva, acceder a los sitios de los equipos y compartir información.
Estas son algunas de las formas en que puede usar SharePoint:
- Almacene y comparta contenido con otros usuarios y acceda a archivos creados por otros.
- Administre los flujos de trabajo del equipo para automatizar el movimiento de documentos a través de una serie de pasos requeridos que satisfagan los requisitos comerciales de su organización.
- Permita el acceso a una biblioteca de recursos corporativos y de equipo.
- Lluvia de ideas creando un sitio de intranet interactivo dentro de SharePoint e invitando a los usuarios a acceder y colaborar.
Cómo compartir un archivo usando SharePoint
Si bien SharePoint tiene muchas funciones sofisticadas, no descuide una de las herramientas más útiles: compartir archivos con otros. Funciona casi exactamente igual que compartir dentro de una aplicación de Office.
1. En SharePoint, seleccione el archivo que desea compartir y luego haga clic en «Compartir».
2. En la ventana emergente Compartir, elija con quién desea compartirlo (por lo general, puede optar por compartirlo con cualquier persona que reciba el enlace, personas de su organización o personas específicas), y si desea habilitar la edición en el documento o para compartirlo como de solo lectura.
3. Haz clic en «Enviar».
Colaborando con equipos
Microsoft Teams es una herramienta de comunicación y colaboración en tiempo real que le permite a su equipo mantenerse en contacto y trabajar juntos. Le permite chatear uno a uno con compañeros de trabajo individuales, tener chats grupales y compartir documentos. Estos son algunos de los usos más importantes de Teams para compartir y colaborar:
- Puede chatear en tiempo real en lugar de esperar respuestas por correo electrónico.
- Puede trabajar en canales en equipos organizados por proyecto, organización e interés común. Los canales de Teams permiten que las personas se concentren solo en los chats y la información que necesitan ver y lo que les interesa.
- Puede llamar la atención de alguien al mencionarlo con @nombredeusuario en cualquier conversación o canal de Teams.
- Puede abrir documentos de Word, Excel y PowerPoint en Teams y escribir y editar el archivo en colaboración como grupo. Dos o más personas pueden abrir un documento en Teams y editarlo juntas de la misma manera que se describe en «Cómo ser coautor de un documento en Microsoft Office» en este artículo.
Colaborando con Skype
Skype es una aplicación de comunicación gratuita que cualquier persona con una cuenta de Microsoft puede usar para chatear, realizar llamadas de voz y realizar videollamadas. Pero Skype for Business ofrece algunas capacidades únicas y puede ser un elemento importante en el conjunto de herramientas de colaboración y comunicación de cualquier equipo.
- Puede usar Skype para tener conversaciones bidireccionales y grupales mediante chat de texto, llamadas de voz y videollamadas.
- Puede presentar presentaciones de PowerPoint en videollamadas y dar control a otros participantes dentro de la reunión.
- Skype está disponible en otras aplicaciones de Office, por lo que puede iniciar Skype Empresarial desde Word, PowerPoint y Excel para colaborar en un documento en curso.
- Además de conversaciones individuales y en grupos pequeños, Skype se puede usar para transmitir reuniones a grupos grandes.
- Skype puede mostrar cuándo los contactos están disponibles en línea o están ocupados en reuniones.
