- La mayoría de los correos electrónicos profesionales deben terminar con un llamado a la acción, cierre de sesión, su nombre, cargo e información de contacto.
- Tenga cuidado con el cierre de sesión que utiliza en sus mensajes de correo electrónico; evitar ser potencialmente ofensivo o poco profesional.
- Algunas despedidas seguras y profesionales incluyen «lo mejor», «saludos» y «gracias».
No pase por alto su cierre de sesión; escribir un correo electrónico claro, efectivo y profesional es arte y ciencia a partes iguales, y si pone mucho esfuerzo en hacer el cuerpo de sus mensajes, no se equivoque al final con un final de correo electrónico que sea cortante, grosero o tonal. inadecuado.
Eso es cierto ya sea que esté escribiendo un correo electrónico a compañeros de trabajo, un cliente potencial, un gerente de contratación durante una búsqueda de trabajo o cualquier otra situación que pueda surgir en su correspondencia diaria.
Consejos para finalizar un correo electrónico profesional
Puede pensar en el final de su correo electrónico como una conclusión que une todo y lo prepara a usted y a su corresponsal para el éxito. Eso significa que, en su mayor parte, cada correo electrónico debe tener algún tipo de cierre: no finalice su mensaje abruptamente y luego cierre la sesión con un breve «Sinceramente».
Es una buena idea adquirir el hábito de cerrar cualquier correo electrónico importante con estos cuatro elementos:
- Un resumen o llamada a la acción: Esta es una oración final que deja a su corresponsal con la información más crítica, ya sea, «Espero continuar esta conversación en nuestra reunión del lunes», «Gracias por armar su propuesta para la próxima semana» o «Gracias». por considerarme para este papel”.
- Una aprobación contextualmente apropiada: Ya sea «Gracias» o «Sinceramente», use algún tipo de cierre de sesión para pasar del correo electrónico a su información de contacto. Consulte las siguientes secciones para obtener sugerencias de aprobación.
- Su nombre completo y título: Es una buena idea incluir su nombre completo. Solo su nombre o sus iniciales pueden ser demasiado familiares para algunos tipos de correos electrónicos, pero lo que es más importante, si el mensaje se reenvía o se corta, otros destinatarios pueden perder el contexto de quién envió el mensaje.
- Información del contacto: si está enviando un correo electrónico, el destinatario obviamente tiene su dirección de correo electrónico. ¿O ellos? Nuevamente, si el mensaje se reenvía o se corta, es posible que otros destinatarios no tengan acceso al encabezado del correo electrónico y es posible que no puedan responderle directamente. Alternativamente, puede utilizar el vendedor para proporcionar información de contacto adicional, como su número de teléfono o sitio web.
Firmas de correo electrónico que debe usar
Su cierre de sesión en particular merece una reflexión adicional porque muchas expresiones de cierre de sesión tienen implicaciones imprevistas o pueden transmitir un tono poco profesional. Aquí hay una selección de excelentes opciones de cierre de sesión que deberían servirle bien en la gran mayoría de las situaciones de correo electrónico profesional.
- Sinceramente: esta es una opción sólida y completa para todos los correos electrónicos profesionales, pero es especialmente adecuada para contactos iniciales y cuando intercambia correos electrónicos con reclutadores y gerentes de contratación.
- Saludos: Este es el pastel de vainilla de las despedidas: simple, sin complicaciones e inofensivo.
- Mejor: Despedirse con «mejor» funciona bien en prácticamente cualquier situación, aunque es algo más informal que «sinceramente». Es una buena opción para la comunicación dentro de su equipo y con la correspondencia que conoce bien. Cambie a sinceramente para mensajes más formales.
- Gracias o Gracias: Dar las gracias (o las gracias más informales) es una excelente opción para los mensajes de correo electrónico en los que, como era de esperar, le pide al destinatario que realice algún tipo de acción. Incluso si el correo electrónico es puramente informativo, sigue siendo una opción profesional e inofensiva.
- Respetuosamente: Esta es una de las firmas más formales que debería considerar usar. Es una excelente opción para los correos electrónicos enviados a funcionarios gubernamentales o ejecutivos en puestos de liderazgo sénior. Sin embargo, para otras correspondencias, es posible que desee volver a marcarlo y usar una de las otras opciones.
Firmas de correo electrónico para evitar
Del mismo modo, hay algunas firmas lamentablemente comunes que tienen un tono muy poco profesional y pueden ofender a algunos destinatarios, o al menos demostrar una falta de pulido.
- Enviado desde mi iPhone o Enviado desde Android: Esta elección seguramente provocará que muchas personas vean esto como un alarde extrañamente mundano. Si bien algunas personas usan esta firma como una forma indirecta de decir «Me disculpo por los errores tipográficos, porque envié esto desde mi teléfono», incluso esa es una mala razón para usar esa firma. Si está enviando un correo electrónico profesional, tómese el tiempo para corregir sus errores tipográficos, incluso en su teléfono. Tenga en cuenta que la configuración de correo electrónico de su teléfono puede usar este cierre de sesión de forma predeterminada, así que asegúrese de tomarse el tiempo para cambiarlo.
- Salud: Si bien es una despedida un tanto inocua para las personas en el Reino Unido, puede parecer artificiosa o pomposa cuando la envía un estadounidense. Si no saludarías a alguien con acento inglés, no termines un correo electrónico con «salud».
- Tu pecado [religious icon of your choice]: Del mismo modo, evite «bendiciones», «que tenga un día bendecido» o cualquier otro cierre de temática religiosa. La razón debería ser obvia; no debe esperar que su correspondencia comparta su cultura religiosa, y todo lo que diga puede no solo ser sordo o inapropiado, sino catastróficamente dañino.
- Gracias: No abrevie su cierre de sesión. El correo electrónico no es un mensaje de texto y muchos profesionales esperan que la correspondencia por correo electrónico sea algo formal.
- A la espera de saber de ti: A primera vista, esta despedida parece amigable y atractiva, pero según el contenido y el contexto del correo electrónico, esto puede interpretarse como un llamado a la acción pasivo-agresivo. Esto podría estar bien para algunos correos electrónicos, especialmente los informales y los correos electrónicos sin ningún tipo de solicitud, pero es mejor evitarlo si su correo electrónico incluye una solicitud de entrega.
