- Puede usar Otter.ai para obtener una transcripción del audio de su reunión de Zoom durante o después de las reuniones.
- Con Zoom Pro y Otter Business, puede ver una transcripción de su reunión de Zoom en tiempo real.
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Hacer un seguimiento de las actas de las reuniones puede ser difícil, especialmente con tantas voces diferentes que pueden hablar a la vez. Con el auge de Zoom y reuniones remotas, esto no se ha vuelto más fácil. Ahí es donde entra Otter.ai. Con Otter, sus reuniones de Zoom se transcriben automáticamente para que no tenga que tomar minutos manualmente.
Hay dos formas de conectar Zoom a Otter.ai. El primer método le permite transcribir una reunión a medida que ocurre, lo que le permite seguir la conversación a medida que se desarrolla. El segundo método utiliza una grabación de Zoom existente (es decir, una reunión que finalizó) y crea una transcripción a partir de ella. Aquí está nuestra guía sobre cómo hacer ambas cosas.
Cómo conectar Zoom a Otter.ai para transcribir una reunión mientras sucede
Para conectar Zoom a Otter.ai, tanto el administrador de Zoom como el anfitrión de la reunión de Zoom deben realizar varios pasos. (El administrador y el anfitrión de la reunión pueden ser la misma persona en algunas circunstancias). El primero de estos pasos consiste en activar Otter Live Notes para Zoom y ajustar su configuración.
administrador de zoom
El administrador de Zoom necesitará Otter Business y Zoom Pro (o un nivel de suscripción de Zoom superior) antes de comenzar con estos pasos.
1. Después de iniciar sesión en Zoom como administrador, vaya a marketplace.zoom.us.
2. Haga clic en «Otter.ai Live Notes for Zoom».
3. Asegúrese de que el control deslizante junto a «Aprobación previa» aparezca en azul y blanco. Si no es así, haga clic en el control deslizante para que aparezca azul y blanco. Luego, haga clic en la pestaña «Quién puede instalar» y marque el control deslizante junto a «Permitir que todos los usuarios de la cuenta con los permisos necesarios instalen esta aplicación». Este control deslizante debería aparecer en azul y blanco; si no es así, intente hacer clic en él.
4. Vaya a zoom.us e inicie sesión si se le solicita que lo haga.
5. En la columna del lado izquierdo, debajo del encabezado «Administrador», haga clic en «Administración de cuentas» y luego haga clic en «Configuración de la cuenta». Asegúrate de que la pestaña «Reunión» sea la que esté abierta.
6. Haga clic en el control deslizante junto a «Permitir transmisión en vivo de reuniones» y luego haga clic en «Habilitar» en la ventana emergente. Aparecerá un menú en la página; haga clic en la casilla junto a «Servicio de transmisión en vivo personalizado» para que aparezca marcado. Por último, haga clic en el cuadro a continuación «Proporcionar instrucciones específicas[…]” y escriba “Otter.ai” sin comillas. Una vez que haya terminado, haga clic en «Guardar».
7. Regrese su atención a la columna del lado izquierdo y localice el encabezado «Personal». Debajo, haz clic en «Configuración». En la pestaña «Reunión», haga clic en «En reunión (avanzado)».
8. Haga clic en el control deslizante junto a «Permitir transmisión en vivo de reuniones». Aparecerá un menú en la página; haga clic en la casilla junto a «Servicio de transmisión en vivo personalizado» para que aparezca marcado. Por último, haga clic en el cuadro a continuación «Proporcionar instrucciones específicas[…]” y escriba “Otter.ai” sin comillas. Una vez que haya terminado, haga clic en «Guardar».
Anfitrión de zoom
Ahora que el administrador configuró Otter Live Notes, el anfitrión de la reunión también deberá realizar algunas tareas de configuración.
1. Vaya a zoom.us e inicie sesión como anfitrión de la reunión. En la columna del lado izquierdo, busque el encabezado «Personal» y haga clic en «Configuración». Luego, en la pestaña «Reunión», haga clic en «En reunión (avanzado)».
2. Haga clic en el control deslizante junto a «Permitir transmisión en vivo de reuniones». Aparecerá un menú en la página; haga clic en la casilla junto a «Servicio de transmisión en vivo personalizado» para que aparezca marcado. Por último, haga clic en el cuadro a continuación «Proporcionar instrucciones específicas[…]” y escriba “Otter.ai” sin comillas. Una vez que haya terminado, haga clic en «Guardar».
3. Vaya a otter.ai e inicie sesión si se le solicita que lo haga. En la columna del lado izquierdo, haga clic en «Aplicaciones», luego busque Otter Live Notes en la lista. Una vez que lo encuentre, haga clic en el botón «Agregar» junto a Otter Live Notes.
4. Inicie sesión en Zoom si se le solicita que lo haga. Una vez que Otter Live Notes solicite acceso a su cuenta de Zoom, haga clic en «Autorizar».
5. Haga clic en «Guía de configuración» (solo necesita abrirla, no necesariamente leerla) y luego haga clic en «Probar configuración». Si el proceso fue exitoso, recibirá una notificación indicando su éxito.
Ahora que conectó Zoom a Otter.ai, puede ver las transcripciones de las reuniones en tiempo real a medida que avanza la reunión. Con su reunión de Zoom en sesión, simplemente haga clic en el texto junto a «EN VIVO» en la esquina superior izquierda de su pantalla, luego haga clic en «Ver transmisión en Otter.ai». La transcripción se abrirá en una nueva pestaña, que luego podrá compartir con otros miembros de su reunión. Tenga en cuenta que esto solo funciona para los anfitriones de reuniones de Zoom y aún no funciona con las salas de reuniones de Zoom.
Cómo conectar Zoom a Otter.ai para transcribir una reunión después de que haya finalizado
Si desea obtener una transcripción de una reunión de Zoom, pero la reunión ya finalizó, no se preocupe: Otter.ai también puede hacerlo por usted a través de una función llamada Zoom Sync. Con Zoom Sync, Otter puede transcribir cualquier reunión de Zoom que se haya grabado en la nube. Convenientemente, el administrador de Zoom del grupo y los anfitriones de la reunión solo necesitan habilitar Zoom Sync una vez (por persona) para que funcione.
administrador de zoom
El administrador de Zoom necesitará Zoom Pro (o un nivel de suscripción de Zoom superior) antes de comenzar con estos pasos. Es compatible con Otter Basic y Otter Pro.
El administrador de Zoom debe completar algunos pasos para habilitar Zoom Sync para la organización.
1. Después de iniciar sesión en Zoom como administrador, vaya a marketplace.zoom.us y haga clic en «Otter Live Notes for Zoom». Asegúrese de que el control deslizante junto a «Aprobación previa» aparezca en azul y blanco. Si no es así, haga clic en el control deslizante.
2. Regrese a zoom.us. En la columna del lado izquierdo, debajo del encabezado «Administrador», haga clic en «Administración de cuentas» y luego haga clic en «Configuración de la cuenta».
3. Haga clic en la pestaña «Grabación». Se requiere una configuración especial de estos ajustes para que Zoom Sync funcione. Verifique para asegurarse de que cada una de las siguientes opciones esté habilitada (es decir, representada por una marca o un control deslizante azul y blanco) o deshabilitada (es decir, el control deslizante no aparece en azul o la casilla no está marcada). Puede cambiar entre los dos haciendo clic en sus respectivos marcadores.
— Permitir “Grabación en la nube” y cheque “Grabar un archivo de solo audio”
— Desactivar «Evitar que los anfitriones accedan a sus grabaciones en la nube»
— Permitir “Descargas de grabaciones en la nube” y no revises “Solo el anfitrión puede descargar grabaciones en la nube”
— Desactivar ” Dirección IP Control de acceso»
— Desactivar “Solo los usuarios autenticados pueden ver las grabaciones en la nube”
— Desactivar «Requerir contraseña para acceder a grabaciones compartidas en la nube»
Eso es todo lo que debe hacer el administrador de Zoom.
Anfitrión de zoom
Para los próximos pasos, cada anfitrión de la reunión de Zoom deberá realizar estas tareas una vez antes de poder usar Zoom Sync.
1. Vaya a zoom.us e inicie sesión como anfitrión de la reunión. En la columna del lado izquierdo, haga clic en «Configuración», luego haga clic en la pestaña «Grabación».
2. Similar a las tareas del administrador anteriores, cada anfitrión de la reunión debe configurar sus ajustes de la siguiente manera.
— Permitir “Grabación en la nube” y cheque “Grabar un archivo de solo audio”
— Permitir «Permitir compartir grabaciones en la nube»
— Permitir “Grabación automática” y cheque “Grabar en la nube” (este paso no es obligatorio, pero se recomienda)
— Desactivar “Control de acceso a la dirección IP”
— Desactivar «Requerir que los usuarios se autentiquen antes de ver grabaciones en la nube»
— Desactivar «Establecer la grabación como bajo demanda de forma predeterminada»
— Desactivar «Requerir contraseña para acceder a grabaciones compartidas en la nube»
3. Vaya a otter.ai e inicie sesión si se le solicita que lo haga. En la columna del lado izquierdo, haga clic en «Aplicaciones». Junto a «Sincronizar grabaciones en la nube», verá un botón «Agregar» o un control deslizante. Si ve el botón «Agregar», haga clic en él. Si ve el control deslizante, asegúrese de que sea azul y blanco; si no es así, haga clic en él.
4. Si se le solicita que lo haga, inicie sesión en Zoom y haga clic en el botón «Autorizar».
5. Haga clic en «Guía de configuración» (solo necesita abrirla, no necesariamente leerla), luego haga clic en «Crear grabación de Zoom». Esto le permitirá probar Zoom Sync y asegurarse de que funciona correctamente. Cuando comience la reunión de prueba, asegúrese de que su micrófono esté encendido y hable durante aproximadamente 10 segundos antes de finalizar la reunión.
Una vez que haya terminado, Zoom Sync se habilitará y cualquier reunión de Zoom que organice se transcribirá automáticamente una vez que haya finalizado.
